Tự biết cách sắp xếp và quản lý công việc không chỉ đem lại hiệu quả, năng suất cao trong công việc. Mà còn giúp bản thân mỗi người tự rèn luyện được những kỹ năng cần thiết vô cùng giá trị. Đồng thời trật tự công việc cũng trở nên có kế hoạch hơn, bạn sẽ dễ dàng từng bước giải quyết công việc nhanh chóng và đơn giản hơn.
Mục lục
Quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc về cơ bản là việc bạn tạo ra công việc và bắt đầu theo dõi nó, xử lý cho đến khi hoàn thành một cách có kế hoạch và khoa học nhất để tăng năng suất, tăng hiệu quả và đơn giản hóa các bước.
Có thể bạn chưa biết, hầu hết các nhà tuyển dụng đều mong muốn và trông đợi ở ứng viên là những người có kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc logic, khoa học và hiệu quả. Lúc này, các nhà lãnh đạo sẽ tự tin giao phó trọng trách hơn cho các nhân viên của mình.
Thông thường, các bước khi quản lý công việc có tiến độ như:
Tạo/nhận công việc
Quản lý công việc có thể áp dụng cho bất cứ ai dù bạn là Leader, sếp hay nhân viên. Miễn bạn có mong muốn tiến hành công việc hiệu quả hơn. Đặt ra mục tiêu, lên kế hoạch bởi các chi tiết liên quan, lên thời gian, ước tính thời gian hoàn thành, kế hoạch ngắn/dài hạn và các yếu tố phụ thuộc khác, hay trạng thái công việc đang thực thi…
Sắp xếp công việc
Sau khi nhận được công việc rồi, bạn cần phải phân tích và phân loại các chi tiết công việc. Loại nào nên làm trước, loại nào nên làm sau phụ thuộc vào loại hình, loại công việc, thời gian hoàn thành… Điều này giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn và không chậm deadlines của bạn. Sau đó thiết lập thứ tự mà bạn sẽ làm việc và hoàn thành từng công việc.
Theo dõi công việc và cập nhật thường xuyên
Quá trình theo dõi công việc này cần thực hiện khi công việc được bắt đầu nhận. Mọi quá trình, công đoạn nhỏ hay lớn đều phải được giám sát và cho vào bản kế hoạch chi tiết và thường xuyên nhất. Và cần phải thay đổi để kịp tiến độ khi cần thiết hoặc thay thế khi không phù hợp.
Bên cạnh đó, vì ngoài công việc bạn cần theo dõi sẽ có những sự cố, sự kiện phát sinh mà bạn buộc phải giám sát kỹ để thay đổi và cập nhật kịp thời để không ảnh hưởng đến hiệu quả, trật tự và thời gian hoàn thành công việc.
Quản lý công việc có lợi ích gì?
Khi bạn có thể tự quản lý công việc một cách khoa học và rõ ràng sẽ đem đến nhiều hiệu quả một cách ổn định và năng suất nâng cao hơn. Cụ thể:
Hiểu rõ công việc hơn
Việc quản lý, sắp xếp công việc giống như việc bạn nắm bắt mọi thứ trong tay mình một cách chính xác hơn. Biết mình phải làm gì tiếp theo theo thứ tự cụ thể, rõ ràng. Giúp bạn tránh được những lo lắng không đáng có và dự đoán được những sự cố để xử lý và đối mặt dễ dàng hơn.
Làm việc hiệu quả và được sắp xếp hợp lý
Khi đã lên được kế hoạch cụ thể và quản lý công việc chặt chẽ sẽ giúp bạn kiểm soát tất cả công việc cùng lúc, cùng thời điểm. Giống như việc bạn thu gom tất cả những việc cần xử lý lại một chỗ để phân loại và giải mã nó.
Bạn có thể tự mình sắp xếp các nhiệm vụ theo cách bạn muốn và nhu cầu cá nhân dựa trên những yếu tố cụ thể.
Việc note rõ ràng những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày, check mail, sự kiện cũng sẽ được lên lịch trình bài bản và ghi chú rõ ràng. Giúp bạn không bỏ lỡ công đoạn và giữ vững hành trình.
Luôn hoàn thành deadlines công việc
Để nâng cao năng suất công việc, hầu hết các công ty hay dự án đều giao phó cho nhân viên một khoảng thời gian nhất định hoàn thành công việc. Ngoài có lợi cho công ty thì bản thân nhân viên cũng sẽ có một khoảng thưởng hậu hĩnh làm động lực cố gắng.
Vì thế mà việc quản lý công việc bằng cách lên kế hoạch với từng công việc, thời gian cụ thể, nhắc nhở bởi các note thông báo về việc cần làm tiếp theo giúp bạn tiết kiệm thời gian và sử dụng thời gian hợp lý hơn.
Kiểm soát ngân sách hợp lý
Các khoản chi phi như tiền chi quảng cáo, phần mềm, đánh giá thị trường, thuê cơ sở, nhân viên, khách hàng…Để đảm bảo bạn không vượt quá số tiền đó và đảm bảo sử dụng đủ các khoản cần chi thì bạn cần thông minh và tinh tế trong việc lên kế hoạch chi tiêu.
Nhờ có quản lý công việc, bạn có thể chia toàn bộ ngân sách của mình theo từng nhiệm vụ, từng loại công việc hợp lý hơn mà không bị thiếu trước hụt sau. Đảm bảo tiến độ công việc.
Công việc được phân chia rõ ràng và hợp lý hơn
Sẽ thật lúng túng và thiếu tổ chức khi được giao nhiệm vụ vào lao ngay vào làm mà không có một kế hoạch cụ thể. Công việc gì nên làm trước? Công việc gì nên để sau? Đó là lợi ích của việc quản lý công việc hiệu quả.
Việc biết cách sắp xếp các công việc ưu tiên rất quan trọng để cân bằng khối lượng công việc trong khi vẫn hoàn thành đúng thời hạn. Bạn sẽ biết cách phân chia các nhóm khác nhau như nhóm việc khẩn cấp (urgency) hay nhóm việc quan trọng (important) giúp bạn dễ dàng sắp xếp các công việc ưu tiên.
Tùy vào thể loại công việc, lịch trình cá nhân để sắp xếp thứ tự ưu tiên đảm bảo hoàn thành theo kế hoạch. Có thể là việc đơn giản làm trước, việc khó làm sau. Hoặc có những công việc và thời gian nghỉ ngơi bạn có thể giải quyết và có những công việc bạn cần dành nhiều thời gian hơn cho tìm hiểu thị trường, khách hàng…
Những kỹ năng cần có để quản lý công việc
Để có thể quản lý công việc một cách hiệu quả thì bạn cần có những kỹ năng như:
Kỹ năng xác định mục tiêu
Việc đặt ra mục tiêu để phấn đấu rất quan trọng. Và bạn cũng cần phải biết cách làm cho mục tiêu trở nên hấp dẫn hơn để có động lực thực hiện. Mục tiêu sẽ định hướng cho mọi hoạt động và cũng là động lực để ta hoàn thành tốt công việc của mình.
Không có mục tiêu rõ ràng cho mỗi công việc thì mọi thứ sẽ trở nên rối rắm hơn. Để làm việc bạn phải mò mẫm rất lâu và không có động lực để hoàn thành tốt nó. Mục tiêu giống như động lực thúc đẩy con người làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn.
Vì vậy, xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày là điều quan trọng hàng đầu để có những ngày làm việc hiệu quả.
Kỹ năng phân loại công việc
Kỹ năng tiếp theo để quản lý công việc tốt chính là biết phân loại các yếu tố, chi tiết cấu thành công việc để hoàn thành. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và logic công việc hơn. Hãy tập phân loại mọi công việc theo thứ tự như: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.
Kỹ năng lên kế hoạch
Sắp xếp thứ tự công việc trong một ngày tùy vào khó dễ, lâu mau cũng là điều cần thiết để con người có thể định hình được trình tự công việc mình sẽ làm. Lên kế hoạch công việc hàng ngày giúp tiết kiệm thời gian hơn, làm việc có hiệu quả hơn và tránh bỏ sót những công việc quan trọng, đáng được ưu tiên. Xử lý được sự cố không mong muốn.
Kỹ năng quản lý thời gian cho công việc
Vì sao chúng ta đều có mỗi 24 giờ mỗi ngày nhưng có người làm được nhiều việc nhưng người khác lại không. Chính bởi vì đầu mỗi ngày, họ thường lên kế hoạch cụ thể cho mỗi công việc và buộc phải hoàn thành để tiến tới công việc khác. Không làm việc vô tội vạ.
Khi đặt ra một giới hạn thời gian cụ thể cho mỗi công việc sẽ giúp bạn tạo ra động lực, thúc đẩy bạn không chậm trễ, không lề mề, không trì hoãn công việc của bản thân. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian công việc còn giúp bạn tập trung đúng mức để hoàn thành công việc hàng ngày.
Kỹ năng nhắc nhở thường xuyên
Đôi khi dù bạn đã lên kế hoạch nhưng có những sự kiện, các hoạt động khác không có trong kế hoạch xảy ra như họp đột xuất, việc gia đình, sức khỏe, cá nhân… Vì vậy bạn cần có sự nhắc nhở thường xuyên để hoàn thành và thay đổi, điều chỉnh hợp lý.
Sự giúp đỡ của máy móc, những thiết bị nhắc nhở công việc là công cụ hiệu quả dùng để quản lý công việc hàng ngày. Có thể là email, phần mềm, smartphone… Khi bạn biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý cũng là một kỹ năng cần thiết.
Kỹ năng sống và làm việc khoa học
Không ai nói việc bạn sắp xếp lịch trình làm việc 24h trong ngày của bạn toàn là công việc sẽ là hợp lý. Để có thể hoàn thành công việc hiệu quả, ổn định và dài hạn. Bạn cần có chế độ làm việc và nghỉ ngơi, giải trí, lên lại dây cót hợp lý. Trong các kỹ năng quản lý công việc thì đây cũng là một loại kỹ năng không phải ai cũng làm được.
Bạn chỉ có thể làm việc hiệu quả khi có khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Thời gian nghỉ ngơi là thời gian tái tạo năng lượng, là lúc có thể suy ngẫm sâu sắc hơn về những công việc vừa qua, những điều làm được và chưa làm được để có thể làm tốt hơn trong giai đoạn tiếp theo.
Hãy dành cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi hàng ngày hợp lý, ăn uống khoa học, thể dục thể thao để bản thân có thể sẵn sàng hơn cho những công việc tiếp theo.
Kỹ năng đánh giá kết quả làm việc hàng ngày
Kỹ năng quan trọng cuối cùng mà thường rất nhiều người bỏ qua là đánh giá và kiểm tra lại công việc đã lên trong ngày. Việc này giúp bạn có thể tự ngẫm và nhận ra điều gì bạn đã làm tốt cần phát huy và việc gì bạn đang làm nó không ổn và update lại cho ngày hôm sau.
Việc này còn giúp cho chúng ta rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc. Đánh giá kết quả công việc hàng ngày là điều cần thiết để bạn có thể nhận biết mình đã làm tốt được công việc của mình hay chưa, giúp bạn định hình được tiến độ công việc và có những giải pháp hiệu quả hơn trong tương lai.
Kỹ năng Quản lý công việc hiệu quả đem lại những lợi ích cụ thể mà bất kỳ ai cũng nên có, nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức, tăng năng suất và hiệu quả công việc rõ ràng hơn. Là những kỹ năng căn bản nhất mà mỗi người cần phải có để có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất.
