Nghề văn phòng là cái tên chung hay được nhắc đến cho một số công việc không tên thường được quy vào là nhẹ nhàng. Dù không thực sự chuyên môn như kế toán, IT, Design, nghề này buộc bạn phải khá nhanh nhẹn và thông thạo rất nhiều kỹ năng để xoay sở công việc. Mức lương của nó cũng không cố định, có thể trung bình như ngành khác nhưng thậm chí cũng có thể rất cao tùy vào yêu cầu công việc.
Nghề văn phòng là gì?
Nghề văn phòng hay gọi là hành chính văn phòng – Là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. Ở một số công ty nhỏ, nghề này có thể gọi bao gồm cả kế toán nội bộ đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết…
Nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Thông thường ở vị trí công việc này thích hợp cho nữ hơn. Công việc diễn ra thường chỉ trong 8 tiếng hành chính, ít tăng ca, chủ yếu làm việc trên giấy tờ và máy tính, ít di chuyển hay công tác.
Công việc của nghề văn phòng là gì?
Các công việc của nghề văn phòng thường bị đánh đồng là nhàn rỗi vì đa phần là việc không tên. Xoay quanh giấy tờ, hồ sơ, lưu trữ… Tuy nhiên, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá phức tạp và bao quát nhiều lĩnh vực.
Lễ tân văn phòng
Vị trí này thường là bộ mặt của công ty với các công việc cụ thể như tiếp đón khách hàng, trả lời thắc mắc, trả lời điện thoại, ghi chép thông tin, xử lý các thông tin ban đầu để chuyển đến bộ phận yêu cầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
Thư ký hỗ trợ
Là công việc hỗ trợ một phần cho sếp, cấp trên thậm chí là thư ký chính các công việc như nắm các lịch trình nhắc nhở với sếp, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan, sự kiện,…
Soạn thảo và lưu trữ văn bản hồ sơ
Soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ và chuyển giao trong các cuộc họp hoặc chỉ đạo từ cấp trên. Lưu trữ hồ sơ nhân viên, các văn bản, nội quy trong công ty.
Chấm công
Thực hiện công việc kiểm tra, đối soát, ghi chép và chấm công của nhân viên hàng ngày ra vào. Phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách và chấm công cho tất cả nhân viên.
Quản lý và bổ sung cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Công việc này đòi hỏi nhân viên văn phòng phải quản lý và xem xét thêm hoặc bổ sung, sửa chữa các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty như giấy, bút, máy tính, điều hòa, máy in… Thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
Giám sát môi trường làm việc
Tổ chức và quản lý môi trường làm việc sạch sẽ, nghiêm túc. Quản lý nhân viên dọn dẹp theo yêu cầu. Chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ, giải quyết các mâu thuẫn giữa các nhân viên vì lợi ích chung của công ty.
Hỗ trợ các vấn đề pháp lý
Hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty. Hỗ trợ xem xét các vấn đề dựa trên luật pháp hoặc thuê luật sư khi cần thiết.
Làm nghề văn phòng cần tố chất gì?
Nghề hành chính văn phòng nghe thì đơn giản nhưng cần rất nhiều tố chất, kỹ năng và kinh nghiệm:
Yêu cầu về tính cách
- Đối với hành chính văn phòng bạn cần phải là người nhanh nhẹn và năng động.
- Công việc phát sinh và khá nhiều công đoạn nên cần có trí nhớ tốt và biết cách sắp xếp
- Là người tháo vát và nhiệt tình.
- Làm việc cần độ chính xác cao, cẩn thận và tỉ mỉ
- Làm việc có nguyên tắc và có tư duy nhạy bén.
Yêu cầu về kỹ năng
Kỹ năng đối với nhân viên văn phòng khá đa dạng và bao quát. Dù là sử dụng không nhiều nhưng bạn cần đa năng trong xử lý công việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau như:
Kỹ năng quản lý thời gian
Với hàng đống công việc không tên trong ngày, từ chấm công cho đến sắp xếp hồ sơ phòng họp, lịch trình của sếp, quản lý danh sách nhân sự… Bạn cần là người biết sắp xếp thời gian và công việc logic. Tranh việc thiếu sót làm ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của mình và các bộ phận nhân sự liên quan khác.
Kỹ năng hợp tác
Cũng như một kế toán nội bộ, bạn là bộ phận kết nối của hầu hết các phòng ban nhất là bộ phận hành chính nhân sự. Bộ phận này là liên kết với hầu hết các bộ phận nhân viên trong công ty. Vì vậy bạn cần biết phối hợp, trao đổi và giao lưu liên kết chặt chẽ.
Kỹ năng bao quát, tổng hợp
Bạn cần là người có kỹ năng nhìn nhận mọi việc một cách bao quát để sắp xếp và xử lý một cách khoa học, hợp lý nhất. Tất cả công việc cần được ghi chép, tổng hợp và lên kế hoạch giải quyết một cách tổng thể tránh bỏ sót vấn đề.
Kỹ năng giao tiếp
Cũng là một bộ phận kiêm lễ tân, vì thế bạn chính là bộ mặt của công ty nên việc giao tiếp tốt, phù hợp, khéo léo rất quan trọng. Kỹ năng giao tiếp còn thể hiện ở việc truyền đạt thông báo, ý kiến từ các cấp trên xuống các phòng ban, các nhân viên cấp dưới một cách chính xác và dễ hiểu.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về kỹ năng giao tiếp quan trọng như thế nào đối với sự nghiệp và thành công sau đây:Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói: Công cụ đắt giá cho sự thành công
Kỹ năng xử lý tình huống
Bộ phận hành chính văn phòng ở một số công ty cần phải là người đứng ra giải quyết các tình huống liên quan đến nội bộ, sự cố giấy tờ, hồ sơ, lưu trữ, nhân sự hay phát sinh ngoài ý muốn.
Kỹ năng ngoại ngữ
Nếu bạn kiêm nhiệm vụ của một lễ tân và hỗ trợ thư ký thì ít nhất bạn phải thông thạo một ngôn ngữ khác ngoài tiếng mẹ đẻ. Để phục vụ cho công việc, xử lý giấy tờ hoặc giao tiếp với khách hàng nước ngoài khi cần thiết.
Kỹ năng văn phòng
Hầu hết các công việc hiện nay đều sử dụng máy tính và các công cụ trên công nghệ thông tin. Vì thế mà nghề hành chính là bắt buộc phải nắm rõ các kỹ năng văn phòng cơ bản như Tin văn phòng, word, excel cơ bản…
Học ngành gì ra làm nghề văn phòng?
Để làm việc về văn phòng, bạn không cần tốt nghiệp đúng chuyên ngành vẫn có thể xin việc. Yêu cầu công việc chủ yếu nằm ở năng lực, ngoại hình, kỹ năng, giao tiếp… Bằng cấp không thực sự quá quan trọng mà bạn có thể tham khảo một số ngành nghề như sau:
Ngành Hành chính văn phòng
Đầu tiên, để đạt các yêu cầu về kỹ năng, bằng cấp phù hợp cho nghề văn phòng thì chắc chắn bạn phải cân nhắc đến ngành hành chính văn phòng. Để theo học ngành này, ngay từ đầu bạn cần xác định bản thân có đủ các yếu tố nhanh nhẹn, linh hoạt, biết sắp xếp, tổ chức, biết nhìn nhận ứng viên… Trau dồi nhiều nhất các kỹ năng, trình độ, năng động trong mọi tình huống.
Kế toán
Ngành này yêu cầu nhân viên thực hiện quá trình thu nhận, xử lý hồ sơ, các loại giấy tờ, hóa đơn… Tùy vào chuyên ngành mà nghề văn phòng được bao quát có thể cả kế toán nội bộ. Cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, nguồn vốn hình thành, sự vận động tài sản trong doanh nghiệp, tổ chức…
Đây là ngành nghề chủ yếu thường được tuyển dụng và phân bổ vào bộ phận hành chính nhân sự bởi sự tương đồng trong yêu cầu tuyển dụng. Cũng như các kỹ năng cần có của một kế toán đủ đáp ứng yêu cầu công việc của một nhân viên hành chính văn phòng.
Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết về yêu cầu, tố chất và các cơ sở đào tạo ngành nghề kế toán chi tiết tại đây: Vì sao nghề kế toán luôn khát nhân lực? Cần tố chất gì?
Ngành Nhân sự
Nhân sự là bộ phận quản lý, sắp xếp và điều động nhân viên phù hợp cho các vị trí đang thiếu sót của công ty. Là bộ phận liên quan trực tiếp đến các công việc liên quan nội bộ, văn phòng. Vì thế theo học ngành này sẽ giúp bạn dễ xin việc hơn trong nghề hành chính văn phòng.
Ngành Lưu trữ học
Đây là ngành học cụ thể nhất về một nhân viên văn phòng tiêu biểu. Là bộ phận phụ trách phòng/bộ phận Văn thư – lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tham mưu, đề xuất về các biện pháp tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận Văn thư – Lưu trữ cũng là 1 phần nghiệp vụ của ngành Lưu trữ học.
Ngoài ra, một số ngành nghề như tài chính ngân hàng, telesales, bảo hiểm, quản trị kinh doanh, luật sư… Cũng là những ngành nghề có thể làm việc văn phòng và đáp ứng đủ các yêu cầu tuyển dụng, được chấp nhận ở hầu hết các công ty, doanh nghiệp.
Một số trường đào tạo ngành nghề liên quan nghề văn phòng
Đào tạo lưu trữ học
- Học Viện Hành Chính Quốc Gia (phía Nam)
- Đại Học Lao Động – Xã Hội ( Cơ sở phía Nam)
- Đại Học Kinh Tế – Tài Chính TPHCM
- Đại Học Tôn Đức Thắng
- Đại Học Nguyễn Tất Thành
Đào tạo hành chính văn phòng
- Đại Học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn
- Đại Học Sài Gòn
- Đại Học Nội Vụ
- Đại Học Hòa Bình
- Học viện Hành chính Quốc gia
- Đại học ngoại thương
Đào tạo kế toán
- Đại Học Kinh Tế TPHCM
- Đại Học Ngân Hàng TPHCM
- Đại Học Công Nghiệp TPHCM
- Đại Học Tài Chính Marketing
Đào tạo ngành nhân sự:
- Học Viện Hành Chính Quốc Gia (phía Nam)
- Đại Học Lao Động – Xã Hội ( Cơ sở phía Nam)
- Đại Học Kinh Tế – Tài Chính TPHCM
- Đại Học Tôn Đức Thắng
- Đại Học Nguyễn Tất Thành
Nghề văn phòng là một công việc nghe qua có vẻ đơn giản bởi các công việc không cần đòi hỏi trình độ chuyên môn cao. Tuy nhiên việc quản xuyến tất cả mọi việc giỏi như một quản lý, chi tiết và có kế hoạch như một thư ký, giao tiếp với khách hàng như một chuyên gia bất động sản như nghề văn phòng lại đáng để nhận được mức lương vô cùng hậu hĩnh.
