Khi Internet càng phát triển thì Email cũng đang dần được thay thế cho các loại giấy tờ phức tạp. Email đang làm tốt vai trò trao đổi thông tin được bảo lưu nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả. Vì vậy mà nó cũng là một công cụ được dùng để đánh giá thái độ và tính cách người soạn tin một cách khách quan hơn mà bạn cần rèn luyện, học hỏi cách gửi – soạn Email chuẩn mực được chia sẻ sau đây:
Mục lục
Tại sao kỹ năng viết Email cũng phải rèn luyện?
So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác như gọi thoại, fax, chat trên Facebook, zalo khó có thể truyền tải được đầy đủ thông tin một cách chuyên nghiệp, đầy đủ thì email có nhiều điểm khác biệt hơn, ưu điểm nhiều hơn hẳn các công cụ làm việc nhằm trao đổi thông tin khác.
- Thứ nhất: Đặc thù của email đòi hỏi văn viết nên mọi thứ cần chỉn chu như một bài viết báo hoàn chỉnh. Ở văn nói, bạn có thể dùng cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, ừ à đại khái để người nghe hiểu. Tuy nhiên mắc lỗi chính tả, văn phong, câu từ ở văn viết trong Email là không chấp nhận được.
- Thứ hai: Do yếu tố công việc mà hầu hết các đối tác liên lạc với nhau chỉ bằng Email mà không biết nhau, không hiểu tính cách cũng như dụng ý của người gửi thư. Chính vì vậy nếu câu từ không diễn giải một cách rõ ràng sẽ rất dễ gây hiểu lầm không đáng có. Dễ bị đánh giá và giảm tin tưởng chỉ vì gửi Email.
- Thứ ba: Email thường là công cụ chính trao đổi thông tin một cách chuyên nghiệp và nghiêm túc về công việc. Chính vì thế, việc soạn mail và gửi mail nếu không cẩn thận sẽ bị đánh giá do ảnh hưởng vô cùng lớn đến công việc nói riêng và bộ mặt công ty nói chung.
Thể hiện sự tôn trọng
Một địa chỉ Email nghiêm túc, một chủ đề được viết chỉnh chu có đầu tư, những câu từ thể hiện mạch lạc đầy đủ chủ vị… Sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất đùa cợt, tạo một sự tin tưởng lớn dành cho người đọc dù công việc hay trong cuộc sống.
Thể hiện tính cách người viết
Bạn có thể dễ thấy được những người có suy nghĩ đơn giản, “trẻ con” sẽ có cách viết khá hời hợt, dùng câu từ thường viết tắt, không đủ nghĩa… Ngược lại, nếu người viết chỉn chu trong từng câu từ thì lại thể hiện cho sự nghiêm túc, trưởng thành. Cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần nào đó về con người của bạn.
Các lỗi chính tả là điều tối kỵ. Cần xác định được người bạn sẽ viết Email là ai, độ tuổi/giới tính để tiện xưng hô, chủ ngữ rõ ràng. Nếu không biết thì cần dùng anh/chị/ông/bà để thể hiện sự tôn trọng. Khi chào hỏi nên kèm theo tên sau danh xưng để tăng sự tôn trọng và ấn tượng đối với người nhận.
Việc xây dựng hình ảnh tốt, nghiêm túc trong mắt người đối diện qua câu chữ đơn giản nhưng cũng cần tinh tế. Là chuyện cần thiết và nên được thực hiện từ những điều nhỏ nhất, bao gồm cả chuyện viết Email bằng tiếng Anh hay tiếng Việt.
Tạo ấn tượng
Có thể bạn chưa biết, nhất là những bạn sinh viên mới ra trường đi xin việc và buộc gửi CV qua Email. Các bạn thường chỉ tập trung vào nội dung CV của mình mà hời hợt trong chào hỏi, tiêu đề Email, viết dài dòng câu nệ không chủ đích rõ ràng, không cảm ơn và lưu ý… Tất cả đều dễ bị nhà tuyển dụng bỏ qua khi có hàng ngàn Email tương tự, không nổi bật.
Chính vì thế, một cách đơn giản tạo ấn tượng nhờ viết Email cẩn thận, đàng hoàng, chỉn chu, thể hiện sự tôn trọng, thông minh, ý chí, nỗ lực, mong muốn của bản thân rất quan trọng. Nó dễ tạo nên sự thành công từ những thứ nhỏ nhất như vậy.
Các nguyên tắc viết Email
- Hãy luôn để Background trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
- Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm. Không nên làm màu mè chữ trong mail có thể ngoại lệ ở phần chữ ký.
- Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
- Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
- Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn
- Lưu ý khi gửi Email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Trong đó: To: email này gửi trực tiếp cho bạn. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn. Cc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email. Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật.
- Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận.
- Bắt buộc phải điền tiêu đề, tránh gửi file, ảnh chỉ nhập địa chỉ người nhận. Điều này vô tình thành tin nhắn spam nếu người nhận thư thấy được.
Cách viết Email chuyên nghiệp
Đặt tiêu đề rõ ràng
Khi nhận được một Email, người ta sẽ nhìn vào tiêu đề đầu tiên. Nếu là hồ sơ ứng tuyển của ứng viên thì người ta sẽ dựa vào tiêu đề để quyết định có đọc nó hay không. Tiêu đề là phần thể hiện khá bao quát nội dung chính của lá thư mà bạn cần chú ý. Bên cạnh đó, lưu tên File cũng cần ghi rõ như tiêu đề.
Hãy viết tiêu đề bằng mục đích gửi, tên người gửi thể hiện nội dung mà người xem có thể nắm bắt được. Nên viết in hoa không dấu và tránh ghi tiêu đề mang tính chất cá nhân. Ví dụ: Ung Tuyen Vi Tri Ke Toan – Nguyen Thi A, THONG BAO THANG 7 – BO PHAN KHACH HANG…
Dùng tên Email chuyên nghiệp
Có thể rất nhiều bạn trẻ sử dụng Email kết nối với facebook nên thường có những cái tên mang tính chất khá cá nhân, không chuyên như: cobemuadong@gmail, vitconxauxi@gmail…
Hãy thay thế chúng bằng những tên riêng nếu bạn làm việc tự do hoặc sử dụng mục đích cá nhân một cách chuyên nghiệp, rõ ràng và chín chắn hơn như: nguyenvananh 1990@gmail.
Nếu bạn đang làm việc cho một cơ sở và sử dụng Email để làm việc. Hãy nên sử dụng đuôi email của công ty đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp hơn như: vanmaiactivepro@gmail…
Chào hỏi người được nhận thư
Bạn cần biết được người nhận thư ở dạng độ tuổi nào, chức vụ gì để chào hỏi. Đáng anh/chị chào anh/chị, đáng ông/bà chào ông/bà để thể hiện lịch sự và tôn trọng. Bên cạnh đó là thể hiện dấu câu sau chào hỏi, ở Việt Nam thông thường người gửi Email thường dùng dấu chấm than sau chào như: Em chào Anh/Chị!
Nhưng để chuyên nghiệp hơn bạn nên dùng dấu phẩy sau chào hỏi cộng với tên riêng. Ví dụ: Chào Marry, Chào Tom, vì ở văn hóa người nước ngoài, họ cảm thấy dùng chấm than như đang cố nhấn mạnh câu từ một cách thái quá.
Nội dung Email
Tùy vào mục đích gửi Email của bạn mà bạn có thể phân giải nội dung một cách khác nhau. Tuy nhiên, nếu là người bắt đầu câu chuyện hãy là người làm đủ 3 bước:
- Mở bài: trình bày vấn đề cần nói
- Thân bài: đề cập phương án, nội dung cụ thể, giải quyết,…
- Kết bài: yêu cầu phản hồi lại thông tin, góp ý liên quan
Những lưu ý trong cách trình bày nội dung Email:
- Tất cả đều cần diễn giải mạch lạc, rõ ràng nhưng súc tích tránh dài dòng và lan man.
- Tránh đùa cợt hoặc văn phong câu chữ mang tính chất quá cá nhân.
- Tránh viết ẩn dụ, từ ngữ địa phương khó hiểu. Nên dùng văn phong phổ thông để diễn đạt câu từ.
- Không tùy tiện viết tắt, viết hoa không logic. Sử dụng một loại chữ và in đậm nội dung cần lưu ý.
- Tránh viết thường tên riêng
- Không sử dụng teencode trong Email
- Viết đầy đủ danh xưng thay vì viết tắt: a/e/c…
- Khi liệt kê nên dùng ba chấm hoặc gạch đầu dòng, tránh viết dài lòng thòng gây khó đọc
- Các file đính kèm/hình ảnh cần gửi đầy đủ, đổi tên liên quan chủ đề Email tránh để nguyên tên không liên quan.
Chữ ký cuối thư
Nếu đầu thư bạn không nên giới thiệu dài dòng về bản thân. Thì cuối thư, phần chữ ký của Email là nơi bạn có thể giới thiệu cụ thể tên tuổi, giới tính, năm sinh, thông tin liên lạc và những lời chào cuối thư lịch sự, trân trọng nhất. Hãy soạn một cách chuyên nghiệp, cá tính và đầy đủ:
- Đầu tiên nên tạo chữ ký mang ý nghĩa trân trọng người đọc thư như: Thanks & Best Regards và cách liền ra với thông tin bên dưới. Có thể thêm một số Logo của công ty hoặc cá nhân. Tạo màu, in nghiêng…
- Họ và tên: viết hoa hoặc thêm (Ms, Mr…)
- Chức vụ: vị trí, chuyên ngành
- Tel: mã vùng quốc gia – SDT công ty
- Cellphone: SDT cá nhân
- Email/Facebook nếu có
Đọc kỹ lại Email và nhập địa chỉ sau cùng
Trong quá trình soạn thư, hãy chắn mình viết đầy đủ, rõ ràng và cẩn thận bằng cách rà lại, đọc kỹ trước khi gửi. Để tránh trường hợp đang soạn nhỡ tay bấm gửi thì hãy hoàn thành tất cả các bước trước khi nhập địa chỉ người nhận để gửi đi.
Văn hóa sử dụng Email
Bạn hãy chắc chắn rằng Reply tất cả Email gửi đến bạn nếu có thể. Đừng bỏ qua những nội dung bức thư chỉ mang tính xác nhận. Hãy trả lời thư dù chỉ để thông báo rằng bạn đã nhận được Email cũng là cách tôn trọng và tạo sự chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang cho rằng viết Email là chuyện bình thường, không cần chú trọng quá nhiều thì bạn đã sai. Hãy tập tành và rèn luyện cách viết Email ngay hôm nay để tăng cơ hội trong công việc cũng như cuộc sống. Việc qua loa trong soạn Email ảnh hưởng vô cùng lớn đến công việc của bạn trong tương lai.
